Comité de suivi individuel (CSI)

Rôle du CSI

Le CSI a pour rôle de veiller au bon déroulement du projet doctoral dans toutes ses composantes : environnement et moyens de travail, maturation du projet professionnel et réalisation du Plan de Formation Individuel (PFI), diffusion des résultats (colloques, publications …).

Il porte également sur l’avancement du projet de recherche. Tout en respectant les choix scientifiques du doctorant et de la direction de thèse, le CSI apporte soutien et conseil.

Le CSI veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. En cas de difficulté, le CSI alerte la direction de l’école doctorale, qui engage une procédure de médiation.

Quelques précisions à transmettre aux membres du CSI, afin de les guider dans leur action sont fournies dans les documents ci-dessous :

Composition du CSI

Chaque doctorant est accompagné par un comité de suivi individuel (CSI), dont les membres sont nommés par la direction de l’ED dans les trois mois qui suivent le début du doctorat. Le CSI doit être dans une position de neutralité, tant vis-à-vis du doctorant que du directeur de thèse et des éventuels autres encadrants scientifiques.

Après concertation avec sa direction de thèse, agissant comme conseiller/facilitateur, le doctorant remonte auprès de l’ED la proposition de CSI définie conjointement, à l'aide du formulaire ci-dessous :

qui doit être conforme aux règles de composition suivantes : 

  • Aucun membre du CSI ne peut faire partie de l’encadrement du doctorant.
  • Un CSI compte au moins deux membres, dont au moins un membre extérieur à la fois à l’unité de recherche du doctorant et, soit à son établissement d’inscription, soit à son ED.
  • Un CSI compte au moins un membre HDR ou équivalent.
  • Un CSI compte au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse.
  • Un CSI compte un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Ainsi, lorsque ce membre est PR/MCF, il relève d’une section CNU différente de celle du directeur de thèse.

L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du CSI du doctorant reste constante tout au long de son doctorat.

Pour les thèses soumises à des clauses de confidentialité, un engagement de confidentialité des membres du CSI est à compléter par le directeur de thèse et à faire signer les membres du CSI.

Date limite de constitution du CSI : Au plus tard trois mois après la première inscription du doctorant.

Remplacement d'un membre du CSI : Les règles de désignation d’un membre du CSI ci-dessus s'appliquent pour remplacer un membre d'un CSI au cours de la thèse. Le même formulaire de proposition du CSI peut être utilisé à cet effet.

Dispense de la procédure CSI

Les doctorants qui comptent soutenir leur thèse sans avoir à demander une autorisation de réinscription pour l’année universitaire suivante, peuvent être dispensés de la procédure de CSI. Pour ce faire, le directeur de thèse doit adresser à l'ED une demande de dispense de CSI avec un argumentaire circonstancié en indiquant la date de soutenance et la composition du jury à la direction de l'ED.

Une dispense de la procédure CSI peut également être sollicitée à titre exceptionnel pour d'autres raisons dûment justifiées.

Attention !!! Si la dispense n'est pas accordée ou lorsqu’une demande de réinscription s’avère finalement nécessaire, le doctorant doit suivre la totalité de la procédure CSI (obligation de rédaction du rapport d’avancement des travaux et obligation de réunion CSI) en respectant le calendrier correspondant et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.

Document de suivi individuel du doctorant pour la réunion du CSI

Chaque année et sauf cas de dispense, le doctorant doit envoyer aux membres de son CSI le document de suivi individuel ci-dessous, après avoir complété ses trois premières pages.

Le doctorant doit s’assurer que les membres de son CSI ont bien reçu le document de suivi et doit en informer son directeur de thèse. La convention de formation et le PFI du doctorant sont également mis à disposition des membres du CSI.

Date limite d'envoi du document de suivi individuel au CSI : au plus tard deux semaines avant la date de la réunion du CSI.

Organisation des réunions du CSI

Le CSI se réunit obligatoirement avant l’inscription en 2ème année de thèse et avant chaque nouvelle inscription, de préférence avant la fin du mois de mai. Il peut également se réunir à tout moment sur sollicitation du directeur de thèse ou du doctorant ou de la direction de l’école doctorale.

Le doctorant doit se préoccuper (avec l’aide éventuelle du directeur de thèse, de ses encadrants ou du laboratoire) de l’organisation des réunions du CSI : contacter les membres du CSI et planifier la date, l’heure, le lieu, ou, si c’est par visioconférence, faire les réservations nécessaires, etc.

Chaque réunion du CSI comporte obligatoirement trois phases :

  • Présentation de l’avancement des travaux et discussions. Le doctorant doit prévoir une présentation d’environ 20 minutes (travaux réalisés au cours de l’année, résultats obtenus et planning prévisionnel pour l’année suivante). Cette présentation est suivie de questions/discussions sur les travaux de thèse.
  • Entretien avec le doctorant sans la direction de thèse.
  • Entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.

L'entretien avec le doctorant sans la direction de thèse donnera l’occasion d’aborder d’autres points permettant notamment d’identifier toute situation de conflit, et tout sentiment de discrimination ou de harcèlement : son intégration dans l’équipe, dans le laboratoire, relation avec les encadrants, ses souhaits pour la suite, etc.

À la suite de chaque réunion, le CSI inscrit ses recommandations dans le document de suivi individuel et donne un avis circonstancié sur la réinscription du doctorant (cet avis ne porte en aucun cas sur la pertinence scientifique du projet doctoral). Tous les problèmes identifiés dans l’avancement des travaux et/ou dans la relation entre le doctorant et ses encadrants doivent y être indiqués.

Le document de suivi individuel est ensuite transmis à la direction de l’ED, au doctorant et à la direction de thèse. Le doctorant et la direction de thèse transmettent aussi séparément à la direction de l’ED leur réponse à un court questionnaire visant à formuler leurs avis respectifs sur le bon déroulement des travaux.

La direction de l’ED est responsable de la confidentialité de ces avis. 

CSI et réinscription du doctorant

Un avis favorable du CSI est requis pour l’inscription dans l’année de thèse suivante.

Tous les autres cas (avis discordants, problèmes ou conflits signalés par le CSI, etc.) sont examinés par le bureau de l’ED, qui peut solliciter le comité de médiation de l'ED. Il peut également demander une nouvelle réunion du CSI, qui doit avoir lieu avant la demande de réinscription et dans tous les cas avant la clôture des inscriptions dans l'établissement d'inscription.

En cas d'échec de la médiation ou de maintien de l'avis réservé/défavorable du CSI, un avis réservé/défavorable motivé est notifié par la direction de l'ED au doctorant, à sa direction de thèse, et au chef de l'établissement d'inscription. D'autres démarches complémentaires peuvent également être déclenchées conformément à l'article 16 du Règlement Intérieur de l'ED.

Une preuve de financement de la thèse est exigée pour une inscription en 4ème année ou plus. Selon les établissements, un formulaire spécifique de demande d'année supplémentaire peut être exigé.